Penjaminan Mutu

Kegiatan penjaminan mutu di Poltekkes Kemenkes Malang sudah dimulai sejak tahun 2007, yang diawali dengan melaksanakan benchmarking dan pendampingan-penampingan dalam rangka penyusunan dokumen sistem manajemen mutu. Bulan Oktober 2011 akhirnya Poltekkes Malang memperoleh sertifikat ISO 9001:2008 dari lembaga sertifikasi Beureau Veritas Jakarta.

Alih bina Poltekkes ke Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan mengharuskan Poltekkes untuk melaksanakan Penjaminan Mutu versi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) (sesuai amanat UU No. 23/2003 tentang Sisdiknas dan PP No 19/2005 tentang Sandar Nasional Pendidikan). Dokumen persyaratan untuk penerapan SPMI masih dalam proses penyusunan di Poltekkes Malang. Namun masih sulit untuk mendapatkan waktu yang tepat untuk mengumpulkan tim kerja penyusun pada masing-masing standar, karena kegiatan yang sangat padat dalam menjalankan tugas utama sebagai dosen dan kesibukan lainnya dalam melaksanakan tugas tambahan.

Beberapa Auditor mutu internal yang ada sangat sibuk dengan tugas utama dan tugas tambahannya, sehingga tidak dapat melaksanakan audit dengan baik saat audit internal. Selain itu komitmen dalam pelaksanaan sistem penjaminan mutu masih belum maksimal, sehingga penerapan sistem dokumentasi kegiatan masih belum dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Tim kerja Unit penjaminan mutu terbatas jumlahnya, sehingga belum dapat melaksanakan sistem administrasi dan pencatatan dokumen mutu serta pelaksanaan sistem monev sesuai rencana.

 Untuk itu pada tahun 2012 telah dilaksanakan pelatihan-pelatihan auditor internal, audit surveillance, dan kegiatan penyusunan standar-standar SPMI sesuai Standar Nasional Pendidikan (SNP). Disamping itu dilakukan upaya meningkatkan kesadaran seluruh civitas akademika melalui kegiatan pembinaan secara terus–menerus dan berkesinambungan, serta melaksanakan sistem monitoring dan supervisi.

 

HASIL PENCAPAIAN KEGIATAN UNIT PENJAMINAN MUTU

  1. Untuk dokumen kebijakan mutu, manual mutu dan standar mutu SPMI, sudah selesai dan disahkan  oleh Direktur dan disosialisasikan kepada seluruh unit kerja terkait di lingkungan Poltekkes Kemenkes Malang
  2. Dokumen SOP, IK, formulir-formulir sudah disosialisasikan dan digunakan dalam proses kegiatan sejak tahun 2010, sesuai dengan implementasi ISO 9001:2008 di Poltekkes Kemenkes Malang. Selain itu SOP, IK dan formulir tersebut sudah mengalami perubahan sesuai perkembangan dan kebutuhan.
  3. Pelatihan auditor internal yang pertama dilaksanakan pada tahun 2010 sebanyak 20 orang dan tahun 2012 dilakukan pelatihan ke 2 sebanyak 21 orang, Sehinggak saat ini sudah ada 41 orang auditor mutu internal yang sudh memiliki sertifikat
  4. Audit internal siklus ke 1 dilaksanakan pada tahun 2011, siklus ke 2 dan 3 pada tahun 2012 dan siklus ke 4 dan 5 pada tahun 2013
  5. Audit eksternal ke 1 dilaksanakan tahun 2011, ke 2 tahun 2012 dan tahun 2013 adalah siklus ke 3 yang dilaksanakan oleh PT BSI Group sebagai lembaga sertifikasi ISO 9001:2008
  6. RTM tahun 2013 merupakan pelaksanaan RTM ke 6 sejak implementasi ISO 9001:2008

 

MANFAAT PELAKSANAAN SISTEM PENJAMINAN MUTU

Manfaat dari kegiatan penjaminan mutu adalah semua system manajemen dan pengelolaan dokumen semakin tertata rapi. Seluruh unsur yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan di lingkungan Poltekkes Kemenkes Malang semakin termotivasi dan menyadari arti pentingnya dokumen yang digunakan dalam proses kegiatan yang menjadi tanggung jawab masing-masing. Selanjutnya dalam rangka menghadapi akreditasi institusi dan Program Studi oleh BAN-PT, maka seluruh kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka penjaminan mutu, sangat membantu dalam mempersiapkan dokumen mutu yang dipersyaratkan BAN-PT tersebut.

Keberhasilan dari pelaksanaan sistem penjaminan mutu, sangat ditentukan oleh komitmen dari seluruh komponen yang terlibat dalam sistem pendidikan di Poltekkes Kemenkes Malang. Untuk itu peran serta dari seluruh komponen pelaksana sangat diperlukan, sehingga apa yang sudah direncanakan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.