Penjaminan Mutu

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

Seluruh sivitas akademika dan tenaga kependidikan Polkesma berkeyakinan bahwa SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang bertujuan untuk:

  1. Menjamin bahwa setiap layanan pendidikan tinggi kepada mahasiswa dilakukan sesuai Standar SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang yang telah ditetapkan berdasarkan Keputusan Direktur Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang Nomor HK.01.01/1/2037/IV/2016 Tanggal 1 April 2016, sehingga apabila diketahui bahwa terjadi penyimpangan Standar SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang, akan segera dilakukan koreksi.
  2. Mewujudkan transparansi dan akuntabilitas publik, khususnya kepada orang tua/wali mahasiswa tentang penyelenggaraan pendidikan tinggi sesuai dengan Standar SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang yang telah ditetapkan.
  3. Mengajak semua pihak dalam Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang untuk bekerja mencapai tujuan berdasarkan Standar SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang dan secara berkelanjutan berupaya untuk meningkatkan mutu.

 

Model manajemen implementasi SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang

SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang dirancang, dilaksanakan, dan ditingkatkan mutunya berkelanjutan dengan berdasarkan pada model PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi Pelaksanaan, Pegendalian Pelaksanaan, dan Peningkatan) Standar SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang.  Dengan model manajemen ini, maka Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang akan menetapkan terlebih dahulu tujuan yang ingin dicapai melalui strategi dan serangkaian aktivitas yang tepat.  Kemudian, terhadap pencapaian tujuan melalui strategi dan aktivitas tersebut akan selalu dimonitor secara berkala, dievaluasi, dan dikembangkan ke arah yang lebih baik secara berkelanjutan.

Dengan model manajemen PPEPP, maka setiap unit dalam lingkungan Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang secara berkala harus melakukan proses evaluasi diri untuk menilai kinerja unitnya sendiri dengan menggunakan Manual dan Standar SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang yang telah ditetapkan.  Hasil evaluasi diri akan dilaporkan kepada pimpinan unit, seluruh stap pada unit yang bersangkutan, dan kepada pimpinan Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang.  Terhadap hasil evaluasi diri pimpinan unit dan pimpinan Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang akan diputuskan langkah atau tindakan yang harus dilakukan untuk memperbaiki dan meningkatkan mutu.

Melaksanakan SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang dengan model manajemen PPEPP juga mengharuskan setiap unit dalam Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang bersikap terbuka, kooperatif, dan siap untuk diaudit atau diperiksa oleh Tim Auditor Mutu Internal yang telah mendapat pelatihan khusus tentang audit SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang.  Audit yang dilakukan setiap akhir tahun akademik akan direkam dan dilaporkan kepada pimpinan Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang, untuk kemudian diambil tindakan tertentu berdasarkan hasil temuan dan rekomendasi dari Tim Auditor Mutu Internal.

Semua proses di atas dimaksudkan untuk menjamin bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang terjamin mutunya, dan bahwa SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang selalu dievaluasi untuk menemukan kekuatan dan kelemahan, sehingga dapat dilakukan perubahan ke arah perbaikan secara berkelanjutan.  Hasil pelaksanaan SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang dengan basis model manajemen PPEPP adalah kesiapan semua program studi dalam Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang untuk mengikuti proses akreditasi atau Sisten Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) oleh BAN-PT, LAM-PTKes, ataupun Lembaga Akreditasi Asing yang kredibel.

Prinsip dalam melaksanakan SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang:

  1. Berorientasi kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal;
  2. Mengutamakan kebenaran;
  3. Tanggung jawab sosial;
  4. Pengembangan kompetensi personel;
  5. Partisipatif dan kolegial;
  6. Keseragamanan metode; dan
  7. Inovasi, belajar dan perbaikan secara berkelanjutan.

Strategi Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang di dalam melaksanakan SPMI adalah:

  1. Melibatkan secara aktif semua sivitas akademika sejak tahap perencanaan hingga tahap evaluasi dan tahap pengembangan SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang;
  2. Melibatkan pula organisasi profesi, alumni, dunia usaha, dan pemerintah sebagai pengguna lulusan, khususnya pada tahap penetapan Standar SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang;
  3. Melakukan pelatihan secara terstruktur dan terencana bagi dosen dan tenaga kependidikan tentang SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang, dan secara khusus pelatihan sebagai auditor mutu internal.
  4. Melakukan pelatihan asesor LAM-PTKes bagi Dosen dan Ketua Program Studi yang telah memperoleh status akreditasi B.
  5. Melakukan sosialisasi tentang fungsi dan tujuan SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang kepada para pemangku kepentingan secara periodik.

 

Pelaksanaan SPMI pada aras setiap unit dan aras Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang

Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang memiliki 4 (empat) Jurusan (Gizi, Keperawatan, Kebidanan, Kesehatan Terapan) yang mengelola 17 Program Studi pada Jenjang Diploma 3 (10 Program Studi) dan Jenjang Sarjana Terapan (7 Program Studi).  Sejak Tahun 2014 hingga Tahun 2017 telah mendapat status akreditasi sebagai berikut :

Sedangkan, 3 Program Studi baru beroperasional pada Tahun Akademik 2017/2018, yaitu:

  1. PS Sarjana Terapan Promosi Kesehatan (Kampus Utama Malang)
  2. PS Diploma III Analis Farmasi dan Makanan (Kampus Utama Malang)
  3. PS Diploma III Asuransi Kesehatan (Kampus Utama Malang)

Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang menetapkan bahwa sejak tahun 2013 seluruh unit kerja akademik maupun non akademik pada setiap aras harus melaksanakan SPMI dalam setiap aktivitasnya.  Agar pelaksanaan SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang pada semua unit dan aras tersebut dapat berjalan lancar dan terkoordinasi secara efektif, maka untuk siklus pertama SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang, yaitu periode tahun 2015 – 2019 Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang membentuk unit yang bertugas menyiapkan, merencanakan, merancang, menetapkan, melaksanakan, mengendalikan, mengevaluasi, dan mengembangkan SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang.  Berikut adalah uraian tentang struktur organisasi, tugas pokok, dan fungsi dari Unit SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang.

 

Secara umum, organisasi penjaminan mutu di Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang melekat dengan lembaga struktural, sehingga dalam menjalankan tupoksi selalu melibatkan pejabat struktural.  Dalam hal ini, antara Unit Penjaminan Mutu (UPM) dan Jurusan/Program Studi (Sub Unit Penjaminan Mutu) tidak terdapat hubungan, karena masing-masing bertanggungjawab terhadap pimpinan unit kerja.

Sesuai dengan Program Kerja Direktur Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang masa bakti 2014 – 2018,sebagai perwujudan Renstra Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang, maka diimplementasikan dalam penguatan lembaga penjaminan mutu Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang yang ditingkat Direktorat disebut Unit Penjaminan Mutu (UPM) dan ditingkat Jurusan disebut Sub Unit Penjaminan Mutu.  Unit Penjaminan Mutu (UPM) dipimpin oleh Kepala Unit Penjaminan Mutu yang ditetapkan berdasarkan Keputusan Direktur Nomor HK.02.04/I/3676/VI/2014 Tanggal 16 Juni 2014 adalah Satuan Penjaminan Mutu (SPM) dan Satuan Audit Mutu Internal (SAMI) yang secara organisasi bertanggungjawab kepada Direktur Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang melalui Pembantu Direktur I Bidang Akademik.

Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang mengacu pada:

  1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
  2. Undang-undang Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen
  3. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
  4. Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 2005 tentang Badan Layanan Umum (BLU)
  5. Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 2013 pengganti Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan
  6. Permendikbud Nomor 73 Tahun 2013 tentang Penerapan KKNI Bidang Pendidikan Tinggi
  7. Permendikbud Nomor 49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN-PT)
  8. Permendikbud Nomor 50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT)
  9. Instrumen Akreditasi BAN-PT (Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi/AIPT) dan Akreditasi LAM-PTKes (Akreditasi Program Studi).

 

Aspek Pelaksana Fungsi Penjaminan Mutu

Seluruh sivitas akademik wajib melaksanakan sistem penjaminan mutu yang telah ditetapkan sehingga tercapai pelayanan yang berkualitas prima.

Tugas pokok dan fungsi (tupoksi) Unit Penjaminan Mutu sebagai berikut:

  1. Menyusun rencana kegiatan penjaminan mutu
  2. Melaksanakan penjaminan mutu
  3. Melaksanakan monitoring pelaksanaan penjaminan mutu
  4. Mengkoordinir evaluasi program pendidikan berbasis evaluasi diri
  5. Melaksanakan audit mutu internal (AMI)
  6. Mengembangkan sistem informasi penjaminan mutu
  7. Menyiapkan dan memfasilitasi pelaksanaan audit mutu eksternal /akreditasi
  8. Menyusun laporan kegiatan Unit Penjaminan Mutu

Tujuan Sistem Manajemen Mutudi Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang adalah sebagai berikut:

  1. Mencapai visi-misi melalui pemenuhan standar mutu dengan cara perbaikan berkelanjutan (continous improvement) dengan PPEPP(Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan)
  2. Memenuhi kepuasan pelanggan (customer satisfaction) melalui pelayanan prima
  3. Memelihara kepuasan pelanggan (customer care)
  4. Mewujudkan keberlanjutan organisasi melalui promosi dan pencitraan institusi.

Rencana Strategis (Renstra) Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang menjelaskan bahwa inisiasi manajemen mutu dengan sistematis dilakukan melalui penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), salah satunya berbasis pada Sistem Manajemen Mutu  (SMM) ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007.  Selain penerapan SPMI, Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) dengan memenuhi standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) untuk institusi dan Lembaga Akreditasi Mandiri Perguruan Tinggi Kesehatan (LAM-PTKes) untuk program studi.Poltekkes Kemenkes Malang saat ini juga berencana untuk menjadi anggota AUN Quality Assurance (AUN-QA), dimana salah satu kegiatan yang dilakukan oleh AUN adalah bertujuan untuk melakukan penjaminan mutu program studi yang menjadi anggota AUN-QA.

Sistem Penjaminan Mutu yang terintregrasi dalam setiap kegiatan unit kerja dalam rangka mewujudkan manajemen internal berdampak pada perbaikan proses layanan internal dan juga diorientasikan pada kepuasan pelanggan, terutama mahasiswa. SPMI Poltekkes Kemenkes Malang dirancang, dilaksanakan, dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan berdasarkan strategi PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan standar PT).

Pelaksanaan Penjaminan Mutu Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang terdapat dalam kerangka Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT) yang berbasis pada Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007.  Mekanisme kerja penjaminan mutu diatur dalam pemetaan proses bisnis yang terintegrasi mulai dari bidang Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat, serta Kemahasiswaan.

Secara internal mekanisme kerja penjaminan mutu mulai dari institusi sampai Jurusan dan Program Studi dalam kerangka Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), dimana dalam implementasinya harus memenuhi persyaratan SPMI yang ditandai dengan keberadaan dokumen Kebijakan SPMI, Manual SPMI, Standar SPMI, dan Formulir SPMI.  Dalam pelaksanaan standar SPMI dilakukan menggunakan prosedur SPMI (SOP) dilengkapi dengan Instruksi Kerja (IK).  Sedangkan untuk kerangka Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME), implementasi penjaminan mutu berdasarkan Standar Akreditasi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) pada tingkat institusi dan Standar Akreditasi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) atau Lembaga Akreditasi Mandiri Perguruan Tinggi Kesehatan (LAM-PTKes) pada tingkat program studi.  Dalam rangka memastikan sistem penjaminan mutu internal berjalan sesuai dengan Visi dan Misi Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang, maka dalam siklus penjaminan mutu menggunakan pola PPEPP(Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan), siklus ini menjamin bahwa target kinerja mutu yang telah ditetapkan secara benar dan konsisten dilaksanakan, dan dalam rangka semangat perbaikan berkelanjutan maka dilaksanakan monitoring dan audit mutu internal (AMI).

Strategi Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang dalam melaksanakan SPMI adalah:

  1. Melibatkan secara aktif semua sivitas akademika dan tenaga kependidikan sejak tahap perencanaan hingga tahap evaluasi dan tahap pengembangan SPMI
  2. Melakukan pelatihan, workshop secara terstruktur dan terencana bagi tim penjaminan mutu, Dosen, tenaga kependidikan tentang SPMI dan secara khusus pelatihan sebagai auditor mutu internal
  3. Melakukan sosialisasi tentang fungsi dan tujuan SPMI kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal secara periodik.

Monitoring dilaksanakan secara kontinu pada awal dan pertengahan semester, sedangkan AMI bidang akademik dilaksanakan dua kali pada setiap akhir semester gasal dan semester genap. AMI kinerja sasaran mutu dilaksanakan satu kali pada akhir tahun akademik.  Dalam rangka perbaikan hasil AMI, maka secara rutin Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) untuk melaksanakan evaluasi hasil AMI dan merencanakan perbaikan berkelanjutan untuk tahun akademik berikutnya bersama pimpinan tingkat institusi sampai pimpinan Jurusan/Program Studi.

Komitmen SMM ISO 9001:2008 dideklarasikan pada Bulan Oktober 2011 dan secara resmi implementasinya dilaksanakan sejak Maret 2012 tepat pada awal semester genap tahun akademik 2011/2012.  Pada awal implementasi penjaminan mutu, masih banyak kendala yang dihadapi.Namun dalam perjalanannya, implementasi ini semakin baik.SPMI dilaksanakan melalui siklus penjaminan mutu yang berkelanjutan dengan pola PPEPP(Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan PT).

Implementasi Sistem Penjaminan Mutu di Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang sudah dilaksanakan sejak tahun 2007, yang ditandai dengan dibentuknya Unit Penjaminan Mutu (UPM), yang berada di bawah Pembinaan langsung Pembantu Direktur I Bidang Akademik.  Unit Penjaminan Mutu (UPM) berkedudukan pada tingkat institusi di kantor Direktorat, yang dalam pelaksanaan tugasnya dibantu olehSub Unit Penjaminan Mutu (Sub UPM).  Sub UPM  adalah unit kerja di Jurusan/Program Studi, yang dibentuk Direktur berdasarkan usulan Ketua Jurusan.  Secara umum, UPM bertugas untuk menyiapkan, merencanakan, merancang, menetapkan, melaksanakan, mengendalikan, mengevaluasi, dan mengembangkan SPMI.

 

Ketersediaan dan Kelengkapan Dokumen Mutu (Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016)

Sistem dokumentasi SPMI di Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang mengacu pada sistem dokumentasi SPM-PT (Dikti) berdasarkan Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016 dan sistem dokumentasi pada Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007.  Sistem dokumentasi SPMI dimaksudkan dalam rangka persiapan audit eksternal oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) pada tingkat institusi dan Lembaga Akreditasi Mandiri Perguruan Tinggi Kesehatan (LAM-PTKes) pada tingkat program studi, selain audit mutu internal (AMI) yang dikoordinir oleh Unit Penjaminan Mutu.

 

Dokumen SPMI Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang mencakup:

  1. Dokumen Kebijakan SPMI (K-SPMI.01.01) dan Dokumen Manual SPMI yang tertuang dalam Keputusan Direktur Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang Nomor HK.01.01/1/2033/IV/2016 Tnggal 1 April 2016, yaitu:
  1. Peningkatan Mutu Berkesinambungan (Countinous Quality Improvement);
  2. Hasil Efektif dari Proses Efisiensi (Effective Result by The Efficent Process); dan
  3. Mematuhi Aturan (Comply with Regulations).
  1. Dokumen Manual SPMI, yaitu:
  1. Manual Penetapan Standar SPMI (SPMI-POLKESMA/M-SPMI/01.01.)
  2. Manual Pelaksanaan Standar SPMI (SPMI-POLKESMA/M-SPMI/01.02.)
  3. Manual Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI (SPMI-POLKESMA/M-SPMI/01.03.)
  4. Manual Pengendalian Pelaksanaan Standar SPMI (SPMI-POLKESMA/M-SPMI/01.04.)
  5. Manual Peningkatan Standar SPMI (SPMI-POLKESMA/M-SPMI/01.05.)
  1. Dokumen Standar SPMIsebanyak 34 Standar SPMI, yang mencakup 8 Standar Nasional Pendidikan, 8 Standar Nasional Penelitian, 8 Standar Nasional Pengabdian kepada Masyarakat, dan 10 Standar Pendidikan Tinggi yang ditetapkan oleh Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang, sebagaimana disajikan pada Tabel Standar SPMI.

        4. Dokumen Formulir yang digunakan dalam SPMI                                                                                                                                            Kegiatan SPMI dilengkapi dengan 127 prosedur mutu/SOP, 17 instruksi kerja, dan 161 formulir

 

Auditor Mutu di Tingkat Institusi, Jurusan, dan Program Studi

Pelaksanaan sistem penjaminan mutu di Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang sudah dimulai sejak tahun 2007, yang diawali dengan melaksanakan pendampingan dalam rangka penyusunan Dokumen Mutu berbasis ISO 9001:2008 SMM, meliputi: 127 Prosedur Mutu atau Standar Operasional Prosedur (SOP), 17 Instruksi Kerja (IK), dan 161 dokumen formulir yang digunakan dalam SPMI.  Selain itu, telah dilakukan pelatihan untuk 20 orang auditor internal pada tahun 2010, 26 orang auditor internal pada tahun 2012, dan 31 orang auditor internal pada tahun 2014, hingga saat ini sudah memiliki 77 orang auditor mutu internal dan 11 Asesor LAM-PT Kesehatan.

Unit Penjaminan Mutu (UPM) Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang melaksanakan sistem penjaminan mutu melalui implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME).  Dalam implementasi SPME, Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007 yang didapatkan pada Bulan September 2011 melalui Badan Sertifikasi ISO BUREAU VERITAS Certification.  Disamping itu, dalam implementasi SPME sejak Tahun 2014 hingga Tahun 2017 telah mendapat status akreditasi B. Sedangkan, implementasi SPMI dengan mengembangkan sistem Audit Mutu Internal berbasis proses (sistem dan kinerja).

Audit Mutu Internal dilaksanakan dalam siklus setiap semester dalam tahun akademik.UPM melaksanakan Audit Mutu Internal (AMI) di bidang pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan kemahasiswaan, serta kerjasama. Prosedur kerja AMI dengan jelas dijabarkan dalam Prosedur Mutu ISO 9001:2008 (Dokumen PDR.MR.04.Audit Internal).Kegiatan AMI di Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang pertama kali dilaksanakan pada Bulan Januari tahun 2011, sebagai awal dalam mempersiapkan perolehan sertifikat Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007. Selanjutnya, hingga saat ini (Tahun 2017) kegiatan audit internal secara periodik dilaksanakan setiap tahun akademik.

Pada awalnya kegiatan audit internal mengacu pada pola pengelolaan dokumen berbasis ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007, namun sejak tahun 2011 sudah menggunakan acuan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), seiring dengan telah disusunnya beberapa dokumen SPMI yang mengacu kepada Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN-PT)berdasarkan Permenristekdikti Nomor 44 Tahun 2015. AMI dilaksanakan oleh auditor mutu internal sebanyak 13 Asesor LAM-PT Kesehatan yang terdiri dari Dosen dan Ketua Program Studi yang telah memperoleh status peringkat akreditasi B, di bawah koordinasi Kepala Unit Penjaminan Mutu sebagai Ketua Auditor.  Setiap dilaksanakan AMI, unit penjaminan mutu melakukan koordinasi dengan auditor mutu internal untuk mempersiapkan instrument yang digunakan dalam AMI, yang selalu mengalami perubahan sesuai dengan peningkatan penerapan sistem penjaminan mutu di Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang.  Unit kerja yang di audit adalah seluruh Program Studi yang ada di lingkungan Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang (17 Program Studi), dan unit kerja yang ada di Unit Pengelola Program Studi (UPPS) atau Institusi di kantor Direktorat.

Pengukuran kinerja dosen dilaksanakan melalui kegiatan audit kinerja dosen dalam pembelajaran dan audit penilaian kinerja Laporan Kinerja Dosen (LKD) secara on line lkd.poltekkes-malang.ac.id kinerja 12 – 16 SKS dan dosenmurni.poltekkes-malang.ac.id untuk kinerja remunerasi yang merupakan kelebihan kinerja 12 – 16 SKS.   Penilaian kinerja dosen dalam pembelajaran diisi oleh mahasiswa menggunakan instrumen secara online (epooling.poltekkes-malang.ac.id) setiap akhir semester, sekaligus pengukuran indeks kepuasan terhadap 14 unsur layanan berdasarkan Keputusan Men.PAN Nomor: 63/KEP/M.PAN/7/2003.  Instrumen kinerja dosen dalam pembelajaran berisi kompetensi dosen dalam pembelajaran meliputi pedagogik, profesional, kepribadian, dan sosial).Hasil penilaian persepsi mahasiswa terhadap kinerja dosen dalam pembelajaran disusun secara komprehensif dalam laporan akademik yang didesiminasikan kepada jurusan dan program studi setiap semester.

Penilaian BKD juga dilaksanakan setiap semester, yang terdiri dari aspek kinerja dosen dalam bidang pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan kegiatan penunjang.Secara lengkap rincian setiap aspek BKD dituangkan dalam Pedoman Penilaian BKD Badan PPSDM Kesehatan Tahun 2014. Penilaian BKD dilaksanakan oleh asesor BKD Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang yang telah mendapatkan Nomor Induk Registrasi Asesor (NIRA) dari Dikti.

Pengukuran kinerja Tenaga Kependidikan juga dilakukan secara on line remun.poltekkes-malang.ac.id. Selanjutnya, Dosen dan Tenaga Kependidikan juga merencanakan kinerja menggunakan Satuan Kinerja Pegawai (SKP) melalui skema penilaian DP3 sebagai instrumen wajib dan kehadiran tenaga kependidikan. Aspek-aspek penilaian DP3 dituangkan dalam Pedoman Penilaian Kinerja Pegawai Negeri Sipil (PNS).

Pelaksanaan program audit mutu internal di bidang keuangan, asset, dan kepegawaian di Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang dilakukan oleh auditor Sistem Pengawas Internal (SPI).Audit dilakukan dalam rangka melaksanakan sistem pengendalian internal, dimana dalam pelaksanaannya dilakukan penyusunan program, kebijakan, dan pedoman audit mutu internal.

Pelaksanaan Penjaminan Mutu Internal di tingkat institusi dan program studi dilakukan untuk menjamin: 1) Kepatuhan terhadap kebijakan mutu akademik, standar, dan sasaran mutu; 2) Kepastian bahwa lulusan memiliki kompetansi sesuai dengan yang ditetapkan di setiap program studi; 3) Kepastian bahwa setiap mahasiswa memiliki pengalaman belajar sesuai dengan spesifikasi program studi; dan 4) Relevansi program pendidikan dan penelitian dengan tuntutan masyarakat dan pemangku kepentingan lainnya.

SPMI merupakan bagian dari tanggung jawab pimpinan institusi, pimpinan jurusan/program studi serta dosen.Sistem Penjaminan Mutu Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang dirancang dan dilaksanakan untuk dapat menjamin mutu gelar akademik yang diberikan.  Hal ini berarti bahwa sistem penjaminan mutu harus dapat menjamin bahwa lulusan akan memiliki kompetensi yang ditetapkan dalam spesifikasi program studi.

 

Pengendalian Standar Mutu

  1. Monitoring dan Evaluasi Internal
  1. Monitoring dan evaluasi dilaksanakan secara kontinu oleh Unit Penjaminan Mutu di tingkat institusi dan Sub. Unit Penjaminan Mutu di tingkat Jurusan/Program Studi.
  2. Ruang lingkup monitoring dan evaluasi terdiri dari monitoring dan evaluasi perkuliahan, Bimbingan Akademik, Ujian Tengah (UTS) dan Akhir (UAS) Semester, Ujian Karya Tulis Ilmiah (Diploma III) dan Skripsi (Sarjana Terapan), Yudisium, Wisuda, serta monitoring dan evaluasi pelaksanaan prosedur mutu atau SOP..

 

  1. Audit Mutu Internal (AMI)
  1. AMI dilaksanakan secara berkala meliputi Audit Kinerja Akademik dan Audit Kinerja Unit
  2. Audit kinerja akademik meliputi audit kinerja dosen dalam pembelajaran, pengukuran kepuasan mahasiswa terhadap layanan akademik, audit kinerja pencapaian sasaran mutu akademik
  3. Audit kinerja unit meliputi audit kinerja sasaran mutu layanan unit pelaksana akademik unit pendukung

 

  1. Audit Kinerja Akademik
  1. Audit kinerja dosen dalam pembelajaran dilaksanakan setiap semester (gasal dan genap) berdasarkan penilaian persepsional mahasiswa terhadap kinerja dosen dalam kompetensi pedagogik, professional, kepribadian, dan sosial secara online bersifat wajib melalui epooling.poltekkes-malang.ac.id bersama pengukuran kepuasan mahasiswa
  2. Audit kinerja sasaran mutu akademik dilaksanakan sekali setahun pada akhir semester genap
  3. Audit kinerja unit dilaksanakan dalam rangka mengukur dan mengaudit ketercapaian sasaran mutu layanan masing-masing unit pelaksana akademik jurusan/program studi

      4. Perbaikan Berkelanjutan

  1. Prinsip continuos improvement menjadi dasar dalam peningkatan pelaksanaan penjaminan mutu Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang
  2. Pelaksanaan peningkatan mutu dapat dilakukan dengan menyusun standar baru, penyempurnaan sasaran mutu setiap tahun dan perbaikan rencana mutu
  3. Pelaksanaan peningkatan mutu didasarkan hasil evaluasi monev dan AMI
  4. Hasil evaluasi monev dan AMI dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)

 

Sistem Monitoring dan Evaluasi Penjaminan Mutu

Dalam proses pembelajaran, Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang melakukan kontrol terhadap kualitas dan kuantitas perkuliahan, meliputi kehadiran mahasiswa dan dosen, serta materi perkuliahan yang disajikan dalam kuliah. Disamping itu, kinerja dosen dalam pembelajaran juga dilakukan evaluasi melalui penilaian personal mahasiswa terhadap kompetensi dosen dalam pembelajaran meliputi kompetensi pedagogik, kompetensi profesional, kompetensi kepribadian, dan kompetensi sosial.Evaluasi dilakukan secara online bersifat wajib melalui epooling.poltekkes-malang.ac.id bersama pengukuran indek kepuasan mahasiswa setiap akhir semester.Mahasiswa sebelum melihat hasil studi pada Kartu Hasil Studi (KHS), wajib memberikan penilaian terhadap masing-masing dosen mata kuliah yang ditempuh.

Selain monitoring dan evaluasi terhadap proses pembelajaran, secara konsisten juga dilakukan monitoring dan evaluasi terhadap capaian kinerja sasaran mutu berbasis Renstra.  Melalui monitoring rutin yang dilakukan pimpinan institusi dan jurusan/program studi untuk melihat sinkronisasi setiap program terhadap capaian kinerja Renstra dan evaluasi akhir tahun dengan membandingkan target yang telah ditetapkan dengan realisasi.Kinerja capaian sasaran mutu berbasis Renstra Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang meliputi bidang kelembagaan, akademik (pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat), kemahasiswaan, sumberdaya, sarana prasarana, kerjasama dan keuangan.Hasil monitoring dan evaluasi selanjutnya didesiminasikan kepada semua stakeholder internal.

 

Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi Penjaminan Mutu

Hasil monitoring dan evaluasi pembelajaran digunakan sebagai salah satu alat pengukuran untuk mengetahui kinerja proses pembelajaran.  Demikian juga dengan hasil monitoring dan evaluasi kinerja capaian sasaran mutu berbasis Renstra Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang meliputi bidang kelembagaan, akademik (pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat), kemahasiswaan, sumberdaya, sarana prasarana, kerjasama dan keuangan.  Tindak lanjut terkait pengukuran kinerja capaian sasaran mutu, akan dijadikan bahan evaluasi diri internal bagi semua jurusan, program studi, dan unit pendukung akademik.  Pembahasan tindak lanjut dilakukan dalam kegiatan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) yang akan menyusun analisis hasil dalam rangka menyusun program perbaikan berkelanjutan terhadap setiap target kinerja yang belum tercapai untuk tahun berikutnya.

 

Layanan Prima : Indeks Kepuasan Masyarakat

      1. Indeks Kepuasan Masyarakat Per Unsur Pelayanan

Pengukuran indeks kepuasan masyarakat menunjukkan bahwa jumlah nilai dari setiap unit pelayanan diperoleh dari jumlah nilai rata-rata setiap unsur pelayanan.  Sedangkan nilai indeks komposit (gabungan) untuk setiap unit pelayanan, merupakan jumlah nilai rata-rata dari setiap unsur pelayanan dikalikan dengan penimbang yang sama, yaitu 0,071, selanjutnya disajikan pada Tabel 2.

      1. Prioritas Peningkatan Kualitas Pelayanan

Tabel 2 menunjukkan bahwa dalam peningkatan kualitas pelayanan Program Studi dan Unit Pengelola Program Studi di Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang, diprioritaskan pada unsur yang mempunyai nilai paling rendah, yaitu Kecepatan Pelayanan.  Sedangkan unsur yang mempunyai nilai tinggi, yaitu Kesopanan dan Keramahan Petugas harus tetap dipertahankan.

Nilai Rata-rata Unsur Pelayanan dari masing-masing Program Studi di Lingkungan Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang Tahun 2016 relatif sama dengan capaian Tahun 2015, kecuali unsur kecepatan pelayanan cenderung mengalami penurunan sebagaimana disajikan pada Gambar 7.

Indeks Kepuasan Masyarakat Masing-masing Program Studi

Hasil penghitungan indeks kepuasan masyarakat masing-masing Program Studi di Lingkungan Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang disajikan pada Tabel 3.

 

Nilai Indeks Kepuasan terhadap Kinerja Masing-masing Program Studi di Lingkungan Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang, disajikan pada Gambar 8.

 

Gambar 8 menunjukkan bahwa mutu pelayanan Program Studi di lingkungan Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang sebesar 85,71% dalam kategori Baik dan 14,29% dalam kategori Sangat Baik.  Hasil penilaian ini sejalan dengan Penetapan Hasil Penilaian Kinerja Satuan Kerja Badan Layanan Umum Bidang Layanan Pendidikan Tahun 2015 oleh Direktorat Pembinaan Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Kementerian Keuangan Republik Indonesia dengan Total Skor 95,72.  Pencapaian total skor dan predikat Penilaian Kinerja Satuan Kerja Badan Layanan Umum Bidang Layanan Pendidikan ini terus meningkat dari tahun 2013 hingga 2014, masing-masing 94,94 dan 95,46.

Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) dari masing-masing Program Studi di Lingkungan Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang Tahun 2016 cenderung meningkat dibandingkan dengan capaian IKM Tahun 2015.  Namun demikian, terdapat 6 (enam) Program Studi cenderung mengalami penurunan, yaitu PS Diploma III Kebidanan (Kampus I Jember), PS Diploma III dan IV Kebidanan (Kampus IV Kediri), PS Diploma III Gizi dan Diploma III Perekam Medis Informasi Kesehatan (Kampus Utama Malang), serta PS Diploma III Keperawatan (Kampus III Blitar) sebagaimana disajikan pada Gambar 9.

Gambar 9 menunjukkan bahwa walaupun nilai IKM dari 6 (enam) Program Studi cenderung mengalami penurunan dibandingkan dengan capaian IKM Tahun 2015, namun mutu pelayanan dan kinerja PS Diploma III dan IV Kebidanan (Kampus IV Kediri) masih dalam predikat sangat baik.  Demikian juga, PS Diploma III Kebidanan (Kampus I Jember), PS Diploma III Gizi dan Diploma III Perekam Medis Informasi Kesehatan (Kampus Utama Malang), serta PS Diploma III Keperawatan (Kampus III Blitar) masih dalam predikat baik.

 

Survei Berkesinambungan

Kecenderungan peningkatan nilai indeks kepuasan masyarakat terhadap kinerja unit pelayanan secara berkala dapat diketahui melalui survei secara periodik dan berkesinambungan. Dengan demikian, dapat diketahui perubahan tingkat kepuasan masyarakat dalam menerima pelayanan publik. Jangka waktu survei antara periode yang satu ke priode berikutnya dilakukan 6 (enam) bulan atau tiap semester untuk Survei Kepuasan Masyarakat tehadap Program Studi dan Unit Pengelola Program Studi, sedangkan Survei Kepuasan Stakeholder terhadap Lulusan dilaksanakan setiap tahun akademik.